LAPORAN

LAPORAN

1.      Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

2.      Dasar-dasar Laporan :

1. Orang yang memberi laporan

Laporan yang dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu.

Contoh:

Seorang mahasiswa ditugaskan oleh dosennya untuk meneliti suatu   obyek tertentu.

2. Penerima laporan

Orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.

3. Tujuan laporan

Tujuan laporan biasanya berkisar pada hal-hal sebagai berikut: untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, dan untuk menemukan teknik-teknik baru.

3.      Sifat-sifat Laporan

Sebuah  laporan yang dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya, yaitu memperngaruhi pembaca seperti yang diharapkan.

Sifat laporan :

1. Ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas.
2. Isinya harus diurutkan dan dikembangkan.
3. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang disajikan harus dapat menimbulkan kepercayaan.
4. Laporan mengandung imaginasi.
5. Laporan yang dibuat harus komplit dan sempurna.
6. Laporan yang dibuat harus menarik, yaitu menarik perhatian penerima laporan.

4.      Macam-macam Laporan

1. Laporan berbentuk formulir isian

Untuk menulis sebuah laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blanko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Biasanya laporan ini bersifat rutin dan berbentuk angka.

2. Laporan berbentuk surat

Laporan ini tidak mengandung tabel, angka, atau sesuatu hal lain yang digolongkan dalam tabel dan angka. Bila penulis memutuskan untuk mempergunakan bentuk surat bagi laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat-surat yang lain namun bentuknya biasanya jauh lebih panjang dari surat-surat biasa.

3. Laporan berbentuk memorandum

Laporan berbentuk memorandum (saran, nota, ra catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat namun biasanya lebih singkat. Laporan ini biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

4. Laporan perkembangan dan laporan keadaan

Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dan laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

5. Laporan berkala

Laporan ini dibuat dalam janngka waktu tertentu. Biasanya dibuat dalam hubungan sebuah proyek atau dapat disebut juga laporan ini dapat dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian atau dalam bentuk memorandum.

6. Laporan laboratoris

Salah satu tujuan laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Sering kali laporan ini hanya memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Selain menyajikan hasil kegiatan di laboratoria, tetapi juga harus menerapkan masalah-masalah khusus bahkan kegiatan-kegiatan yang diinginkan.

Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris :

1. Halaman judul.
2. Obyek atau tujuan.
3. Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan.
4. Metode: prosedur-prosedur yang ditempuh.
5. Hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode di atas.
6. Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan.
7. Kesimpulan
8. Apendiks
9. Data asli

7. Laporan formal dan semi formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu sedangkan laporan semi formal adalah laporan yang salah satu syaratnya tidak dipenuhi.

Ciri-ciri umum untuk menetapkan apakah sebuah laporan merupakan laporan formal :

1.      Harus ada halaman judul.

2.      Biasanya harus ada surat penyerahan.

3.      Memiliki sebuah daftar isi.

4.      Ada sebuah ikhtisar mengawali laporan.

5.      Memiliki pendahuluan.

6.      Bila ada kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri.

7.      Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda.

8.      Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal.

9.      Kalau perlu laporan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka.

10.  Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus. 

5.      Struktur Laporan Formal

Bentuk laporan harus disampaikan dalam bentuk dan struktur yang baik.

Unsur-unsur dapat disusun menurut kedua versi:

A	B
Halaman judul Surat penyerahan Daftar isi Ikhtisar atau abstrak Pendahuluan Isi laporan Kesimpulan Saran Apendiks Bibliografi	Halaman judul Surat penyerahan Daftar isi Ikhtisar atau abstrak Kesimpulan Saran Pendahuluan Isi Laporan Apendiks Bibliografi

1. Halaman judul

Halaman judul hanya merupakan suatu tabel. Sebuah laporan yang bersifat rutin atau berkala, tidak memerlukan halaman judul.

2. Surat penyerahan

Berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku. Sifatnya panjang dan berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya. Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan.

3. Daftar isi

Daftar isi ini memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan, dengan demikian para pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui apa isi laporan itu. Pokok-pokok yang paling penting kedudukannya ditempatkan semakin ke kiri, sebaliknya semakin berkurang keperntingannya ditempatkan semakin ke kanan.

4. Ikhtisar dan abstrak

1.      Abstrak

Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.

2.      Ikhtisar

Merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat. Biasanya mengandung topik persoalan dan tujuan yang akan dicapai melalui topik yang telah ditentukan.

5. Pendahuluan

Pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal sebagai berikut: Tujuan laporan, Mengapa sebuah laporan itu ditulis, Siapa yang menyuruh atau memerintah untuk membuat laporan tersebut, Siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya, Siapa yang memimpin satuan tugas, Wilayah-wilayah mana saja yang tercakup, Kapan tugas itu mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, dan di mana serta bagaimana penulis laporan mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.

6. Isi laporan

Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Isi laporan meliputi: Hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan. Agar laporan dapat mencapai sasaran sebaiknya penulis laporan membuat suatu rencana (kerangka) yang jelas dan logis serta terarah.

7. Kesimpulan dan saran

Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis. Saran-saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

8. Bagian pelengkap

Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan adalah Apendiks (lampiran-lampiran, foto-foto, peta) dan bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.

6.         Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang digunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas, dan teratur. Bahasa yang baik tidak perlu berarti bahwa laporan itu harus mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, tetapi dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain, anatara satu kalimat dengan kalimat yang lain. Pemakaian kata yang tepat untuk gagasan yang akan disampaikan merupakan unsur yang penting dalam gaya. Laporan harus dapat dipahami dengan mudah.

7.         Laporan Buku

Laporan buku adalah suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku sebenarnya bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut.

Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan seperti laporan formal, disamping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena tidak diperlukan oleh pernerima laporan. Karena itu cukup terdiri dari bagian–bagian: Judul, Pendahuluan, Isi laporan, Kesimpulan dan Saran.

8.         Penutup

Merupakan rangkuman dari seluruh laporan yang telah ditulis dan biasanya berisi tentang saran dan kritik.